Co warto wiedzieć o podpisie elektronicznym?

Podpis elektroniczny to skuteczny i legalny sposób na szybkie podpisanie dokumentów elektronicznych. Bezpieczne i zaufane na całym świecie podpisy elektroniczne mogą zastąpić w wielu procesach podpis odręczny. Są jak najbardziej legalne, zaufane i egzekwowane na całym świecie.

W przeciwieństwie do oryginalnej technologii podpisu cyfrowego (elektronicznego), dzisiejsze e-podpisy są łatwe w użyciu. Można je tworzyć za pomocą komputera z połączeniem internetowym.

Podpis elektroniczny na świecie

Wiele osób ma niesłuszne wrażenie, że technologia podpisu elektronicznego to jakaś nieprzetestowana nowość. Prawda jest taka, że podpisy cyfrowe istnieją od dziesięcioleci i zyskują popularność w głównym nurcie. Pomysł aby opracować podpis elektroniczny powstał już w latach 70. ubiegłego wieku. W wyniku pandemii Covid-19 korzystanie z podpisów elektronicznych stało się nową normą dla wielu firm na całym świecie.

Podpis elektroniczny w Polsce. Ustawa o podpisie elektronicznym

Polska zaczęła uznawać podpisy elektroniczne za prawomocne w 2001 roku wraz z uchwaleniem ustawy o podpisie elektronicznym. W 2016 roku rozporządzenie eIDAS ujednoliciły przepisy dotyczące podpisu elektronicznego we wszystkich krajach członkowskich UE.

E-podpisy są jednym z bardziej bezpiecznych i wygodnych form zawierania transakcji biznesowych oraz komunikacji z administracją. Pomimo rosnącej popularności, wiele osób i firm w Polsce nadal nie wie co to podpis elektroniczny oraz jak on w zasadzie funkcjonuje.

Ustawa o podpisie elektronicznym – Jak działa podpis elektroniczny?

Podpisy, o których mowa, udowadniają, że wiadomość lub dokument cyfrowy nie został, celowo lub nieumyślnie, zmodyfikowany od momentu podpisania. Podpisy cyfrowe robią to, generując unikalny kod wiadomości lub dokumentu i szyfrują go za pomocą klucza prywatnego nadawcy. Wygenerowany skrót jest unikalny dla wiadomości lub dokumentu, a zmiana dowolnej jego części całkowicie zmieni skrót.

Po zakończeniu, wiadomość lub dokument cyfrowy jest podpisany w sposób elektroniczny i wysyłany do odbiorcy. Odbiorca generuje następnie własny skrót wiadomości lub dokumentu cyfrowego i odszyfrowuje skrót nadawcy (zawarty w oryginalnej wiadomości) przy użyciu klucza publicznego nadawcy. Odbiorca porównuje wygenerowany przez siebie skrót z odszyfrowanym kodem nadawcy. Jeśli są zgodne, wiadomość lub dokument cyfrowy nie został zmodyfikowany, a nadawca jest uwierzytelniony.

Jak i kiedy używać podpisu elektronicznego?

W Polsce wyróżnia się stosowanie zwykłego podpisu elektronicznego oraz bezpiecznego podpisu elektronicznego. Zwykły podpis elektroniczny stosuje się głównie w powszechnej wymianie korespondencji e-mail, gdyż nie jest na tyle bezpieczny, by używać go do „podpisywania” ważnych dokumentów, takich jak pisma sądowe czy deklaracje podatkowe.

Bezpieczny podpis elektroniczny

Jest potwierdzony certyfikatem kwalifikowanym. To znaczy, że spokojnie można używać go do wymiany oficjalnych dokumentów i ważnych urzędowych pism, aby mogły być formalnie zaakceptowane przez urzędników czy innych adresatów. Narodowe Centrum Certyfikacji funkcjonuje jako główny urząd świadczący usługi certyfikacyjne bezpiecznego podpisu elektronicznego w Polsce.

Prawomocność E-podpisu

Kwalifikowany podpis elektroniczny, o którym mowa w ustawie, w świetle prawa, ma taką samą moc, jak własnoręczne złożenie podpisu na papierze. Pisma, deklaracje czy faktury, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, są uznawana tak samo jak dokumenty podpisane przez osobę sposobem tradycyjnym.

Bezpieczny, certyfikowany podpis elektroniczny możemy użyć do podpisania e-deklaracji podatkowych, faktur elektronicznych, podpisywania umów, składania deklaracji podatkowych drogą internetową, składania innych pism, podań, formularzy rejestracyjnych m.in. do sądów, KRS, CEIDG, GIODO, urząd patentowy i innych urzędów w Polsce.

Czy profil zaufany to to samo co podpis elektroniczny?

Profil zaufany i podpis elektroniczny mają na celu potwierdzić tożsamość danej osoby. Jest jednak wiele różnic pomiędzy tymi dwoma funkcjami. Profil zaufany został stworzony do kontaktów z administracją publiczną. Natomiast podpis elektroniczny, oprócz tego, można wykorzystać również do celów biznesowych i prywatnych. Podpisem elektronicznym można załatwić większą ilość spraw w internecie, podczas gdy profilem zaufanym możemy potwierdzić tożsamość w systemie elektronicznej administracji oraz podpisać dokument podpisem zaufanym.

Jak uzyskać podpis kwalifikowany? Niezbędne informacje

Należy najpierw zastanowić się po co jest nam potrzebny podpis elektroniczny. Jeżeli tylko do kontaktów z urzędami, potrzebny będzie podpis zaufany, a żeby go wyrobić musimy posiadać profil zaufany. Wystarczy wejść na stronę ePUAP po czym potwierdzić swoją tożsamość kontem bankowym lub stawić się w urzędzie.

Jeżeli potrzebujemy podpisu elektronicznego do spraw biznesowych, można skorzystać z różnych platform, które możemy znaleźć w internecie. Umożliwiają one podpisywanie dokumentów i innych pism, za pomocą zwykłego podpisu lub kwalifikowanego.

Należy pamiętać że podpis elektroniczny ważny jest w całej Unii Europejskiej, w której znajduje się około 200 firm wydających certyfikaty takich podpisów.